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Il lavoro di segreteria

Il lavoro di segreteria è un lavoro complesso e richiede molta organizzazione e preparazione. Chi funge da segretaria o segretario assume ruoli anche di amministrazione. Sono richieste conoscenze in tema di contabilità, prima nota e fatturazione oltre a dimestichezza dei principali applicativi informatici come word, excel etc. In realtà aziendali più multinazionali è necessario conoscere anche una lingua straniera. Vediamo nel dettaglio come si diventa segretario o segretaria.

Segretaria/segretario
La persona che in ufficio svolge mansioni di segreteria è il segretario o la segretaria. Questa figura supporta il lavoro del suo dirigente, disbriga la corrispondenza, tiene nota degli impegni. Migliora e agevola l’andamento organizzativo dell’intero ufficio. Smista e filtra le telefonate in entrata e in uscita. Gestisce i rapporti con eventuali fornitori. Fa accoglienza, attività di front e back office. Gestisce archivi e l’agenda aziendale. Esistono vari profili professionali: segretaria di azienda, segretaria di direzione, segretaria di edizione, segretaria di scena.

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Come si diventa segretaria/o
Ci sono scuole e percorsi specifici per diventare segretaria. Preferibile è possedere un diploma ad indirizzo economico-gestionale o commerciale. Un titolo che dimostri la padronanza con materie di natura finanziaria ed economica, visto che l’attività di segreteria comprende soprattutto lavori di tipo amministrativo (fatturazione, rendicontazione, budget, preventivi etc.). Completano il profilo adeguate conoscenze informatiche e linguistiche.

Le mansioni di segreteria
– Organizzazione accoglienza
– Redazione testi
– Fatturazione
– Archiviazione
– Protocollazione
– Gestione fornitori
– Centralinista
– Reception
– Agenda del dirigente
– Predisposizione mailing list
– Smistamento posta elettronica

Materie di studio
Tutti gli argomenti relativi a materie quali economia aziendale, amministrazione, ragioneria, contabilità, diritto amministrativo, inglese, conoscenza del pc, utilizzo di software gestione di database, tecnica commerciale, tecnica industriale, tecnica bancaria etc.

Sbocchi professionali
La figura del segretario o della segretaria sembra non subire particolari cali di offerta di lavoro. Molto richiesti sono soprattutto profili con esperienza e competenza. La domanda si concentra presso studi legali, contabili e in tutte quelle realtà aziendali dove è necessaria una presenza che svolga mansioni di segreteria.

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